O afacere vine la pachet cu o sumedenie de noutăți, în special pentru antreprenorii la început de drum, care n-au gustat încă din complexitatea vastului domeniu numit “business”. Pe lângă formalitățile de rigoare de care te lovești atunci când înființezi propriu-zis SRL-ul, PFA-ul sau PFI-ul, mai apare în ecuație o variabilă: cheltuielile. Fără o bună gestionare a cheltuielilor riști să-ți duci afacerea la faliment încă după primele luni, ba mai mult, să ai probleme legale dacă nu le declari corespunzător.
Echipa Sameday susține tinerii antreprenori prin serviciile de curierat premium oferite de peste 15 ani, precum SAME DAY, NEXT DAY și easybox, dar și prin informații prețioase, inspirate din sfera afacerilor. Astfel, am creat o comunitate de clienți și antreprenori mulțumiți, care se bucură de o experiență de calitate, pe termen lung.
Și tocmai pentru că de-a lungul anilor am livrat produse pentru sute de business-uri de succes, care au reușit să gestioneze cu brio bugete uriașe, știm cât de important este să ai o bază solidă în materie de cheltuieli. Astfel, în acest articol nu doar că vei descoperi ce înseamnă cheltuieli deductibile, nedeductibile sau cu deductibilitate limitată, ci vei afla și ce se întâmplă dacă nu le înregistrezi cum trebuie.
Cheltuielile unei firme, fie ea de mică sau mare dimensiune, reprezintă toate elementele monetare incluse în cursul activității economice. Practic, sub umbrela cheltuielilor unei firme intră absolut tot ce ține de partea financiară, de la plata locației unde ai magazinul până la salariile angajaților, și nu numai. De obicei, cheltuielile reprezintă un element cheie al contului de profit și pierdere, fiind totodată și un indicator dacă vei avea un profit net sau o pierdere într-o perioadă de timp.
Cheltuielile unei afaceri mai sunt cunoscute și sub denumirea de deduceri și sunt împărțite în trei categorii, precum cheltuieli deductibile, cheltuieli nedeductibile și cheltuieli parțial deductibile. Aceste categorii de cheltuieli sunt extrem de relevante, în special pentru firmele plătitoare de impozit pe profit, deoarece noțiunea de cheltuială deductibilă se referă la calculul profitului fiscal, adică acel profit la care se aplică impozitul pe profit.
Simplu spus, cu cât o firmă are mai multe cheltuieli deductibile, cu atât impozitul pe profit sau venit va fi mai mic, ceea ce este un mare avantaj pentru profitabilitatea firmei. De aceea, tu în calitate de antreprenor, nu doar că trebuie să înțelegi foarte bine care sunt cheltuielile deductibile și nedeductibile, ci trebuie să aprofundezi și cum funcționează acest mecanism al cheltuielilor unei firme. Doar așa vei putea gestiona eficient bugetul, astfel încât afacerea ta să fie un real succes pe termen lung.
Conform articolului 25 din Codul Fiscal, o cheltuială poate fi deductibilă doar în următoarea situație: „Sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice”. Cu alte cuvinte, în funcție de domeniul în care activezi și de obiectul activității, vei avea o serie de cheltuieli considerate deductibile.
Ceea ce trebuie să ai în vedere este faptul că, anumite cheltuieli care pentru o companie sunt considerate deductibile, pentru o altă firmă pot intra în categoria celor nedeductibile. De exemplu, pentru un magazin online cu articole vestimentare, achiziționarea de produse de make-up nu este o cheltuială deductibilă, deoarece produsele respective nu intră în sfera de activitate.
Totodată, cheltuielile efectuate pentru uzul personal sau pentru alte scopuri nu sunt deductibile. Chiar dacă poți achiziționa diverse obiecte sau servicii pe firmă, este necesar ca acestea să fie strict pentru activitatea economică și nu pentru scopuri personale. În cazul în care achiziționezi o serie de bunuri sau servicii care sunt atât pentru scopuri private, cât și pentru firmă, atunci se vor deduce doar cheltuielile aferente firmei.
Principalele tipuri de cheltuieli deductibile sunt prevăzute în Codul Fiscal, și sunt după cum urmează:
Sub umbrela acestor trei categorii principale, intră numeroase cheltuieli și tipuri de tranzacții, cele mai importante fiind:
Din categoria cheltuielilor deductibile fac parte și serviciile de curierat pe care firma le folosește pentru a facilita transportul produselor către clienți. Astfel, pentru că ai anumite beneficii financiare în ceea ce privește serviciile de curierat, fiind deductibile, ai libertatea de a alege o firmă profesionistă, pe care să te poți baza pe termen lung. Cu Sameday, ai certitudinea că pachetele vor fi livrate la timp, fie prin intermediul serviciului clasic door-to-door, fie prin easybox, un serviciu care a revoluționat sistemul livrărilor.
Astfel, clienții tăi vor avea posibilitatea să ridice coletele la orice oră din zi și din noapte de la cel mai apropiat locker easybox de casa lor, în timp ce tu te vei bucura de mai multe colete livrate. Conform unui studiu Sameday, un curier livrează la locker 500 colete, comparativ cu livrarea clasică unde același curier livrează 100-150 de colete.
Din fericire, nu doar cheltuielile sunt deductibile, ci și TVA-ul, însă cele două noțiuni sunt diferite și trebuiesc abordate separat.
TVA-ul sau Taxa pe Valoare Adăugată este o taxă ce se aplică în toate statele lumii, inclusiv în România. Atât persoanele fizice, cât și cele juridice, PFA-urile, SRL-urile sau PFI-urile sunt plătitoare de TVA, singura diferență fiind că, în funcție de activitatea desfășurată poate căpăta valoarea de 19%, 9% sau 5%.
Însă, adevărata dilemă apare atunci când ești antreprenor și vrei să-ți deduci TVA-ul, însă n-ai nici cea mai vagă idee încotro să o apuci. Atunci când ai un business, plătești TVA pentru materialele achiziționate, resurse, dar și alte cheltuieli. Totodată, clienții care cumpără produse sau servicii, sunt plătitori la rândul lor de TVA pentru produsele achiziționate de la tine. Iar deducerea TVA-ului înseamnă să scazi TVA-ul pentru cheltuielile făcute în scopuri comerciale din cel încasat de la clienți.
Dacă ar fi să transpunem deducerea TVA-ului într-o ecuație simplă, ar arăta cam așa:
Deducere TVA = TVA-ul plătit de cumpărător pentru bunurile achiziționate – TVA-ul aferent cheltuielilor de business efectuate de o firmă
TVA-ul se poate deduce doar pentru bunurile sau serviciile deductibile. Astfel, pentru a putea deduce TVA-ul este necesar să te asiguri că achiziționezi pe firmă produse sau servicii relevante pentru afacerea ta, ce întră în categoria „deductibilelor”. După ce te-ai asigurat că acest capitol este bifat, următorul pas este să ai o evidență completă a tuturor încasărilor și plăților, acțiune efectuată cu ajutorul unui jurnal de vânzări și cumpărări.
Într-o astfel de situație este necesar să ai o serie de documente ce justifică deducerea, dar și să îndeplinești niște condiții specifice. Codul Fiscal menționează explicit aceste condiții, după cum urmează:
„a) pentru taxa datorată sau achitată, aferentă bunurilor care i-au fost ori urmează să îi fie livrate ori serviciilor care i-au fost ori urmează sa îi fie prestate în beneficiul sau de către o persoana impozabilă, să dețină o factură emisă în conformitate cu prevederile art. 319, precum și dovada plății în cazul achizițiilor efectuate de către persoanele impozabile care aplică sistemul TVA la încasare, respectiv de către persoanele impozabile care achiziționează bunuri/servicii de la persoane impozabile în perioada în care aplică sistemul TVA la încasare;”.
Pe lângă cheltuielile deductibile, există și o serie de cheltuieli parțial deductibile. În cazul acestei categorii, doar un anumit procent din cheltuiala totală poate fi dedus și doar în anumite situații. Iată care sunt cheltuielile pe care le poți deduce parțial, dacă ai o firmă, fie ea PFA, SRL sau PFI:
La polul opus față de cheltuielile deductibile, cele nedeductibile nu sunt necesare pentru buna funcționare a companiei, astfel nu sunt legate în mod direct de agentul economic în cauză. Cu alte cuvinte, dacă achiziționezi pe firmă un obiect sau serviciu ce nu are absolut nicio relevanță pentru firma ta, acesta va intra în categoria cheltuielilor nedeductibile.
Cheltuielile nedeductibile nu pot fi luate în considerare atunci când se calculează profitul net înainte de impozitare, astfel impozitul pe profit/venit net și TVA-ul nu vor fi diminuate, așa cum se întâmplă în cazul cheltuielilor deductibile sau cu deductibilitate limitată.
La o primă vedere, răspunsul la această întrebare este simplu: orice cheltuială care nu are legătură cu desfășurarea activității economice a unei firme este considerată nedeductibilă. Însă, dilema multor antreprenori la început de drum apare atunci când, anumite cheltuieli care în aparență țin de un business sunt considerate nedeductibile.
Iată care sunt principalele cheltuieli nedeductibile pe care trebuie să le ai în vedere:
Erorile pot apărea la orice pas, chiar și în cazul unui contabil specialist, însă de obicei pot fi remediate rapid. Cea mai gravă situație este atunci când înregistrezi o cheltuială nedeductibilă ca fiind deductibilă și mai deduci și TVA-ul aferent, eventual. În acest caz, există o serie de repercursiuni pe care antreprenorii sunt nevoiți să le suporte, mai ales că acest fapt este considerat o ilegalitate.
Atunci când înregistrezi un bun ca fiind deductibil, diminuezi impozitul pe profit/venit net și TVA-ul de plată în mod nejustificat. În momentul în care autoritățile identifică o astfel de înregistrare eronată, impozitul și TVA-ul sunt recalculate, fiind adăugate dobânzi și penalități de întârziere asupra sumelor de la momentul în care acestea au fost scadente. Dobânda e 0,02% pentru fiecare zi de întârziere, în timp ce penalitățile au o valoare de 0,01% pentru fiecare zi de întârziere. Pe lângă aceste taxe adiționale adăugate, antreprenorul ar putea primi și o amendă.
Înregistrarea cheltuielilor în mod corect te poate ține departe de numeroase probleme, de aceea este recomandat să plătești taxele în consecință, fără a încerca diverse metode de reducere a impozitului pe profit sau a TVA-ului aferent. Mai devreme sau mai târziu, autoritățile se vor autosesiza, fapt ce ar putea crea un efect în lanț pentru afacerea ta, pe care cu siguranță nu ți-l dorești.
Indiferent că ești un antreprenor la început de drum sau unul cu experiență, care până acum nu s-a lovit de această componentă financiară, este important să ai un minim de cunoștințe despre tipurile de cheltuieli. Clasificarea corectă a cheltuielilor deductibile, nedeductibile și cu deductibilitate limitată, nu doar că te va ajuta să declari corect profitabilitatea companiei, ci te va feri și de diverse probleme legale.
Astfel, vei putea consolida un business ce se dezvoltă armonios de la un trimestru la altul, în timp ce funcționează în parametri legali. Și pentru că succesul este mai ușor de atins când ai un partener de încredere, începe să livrezi cu Sameday. Clienții nu doar că își vor primi coletele în timp record și în perfectă stare, ci vei crea un customer experience de cinci stele.
Ghiduri
Noutăți
Noutăți
Ghiduri