Când ai o afacere ce include zeci sau sute de produse, să știi câte articole ai în stoc, ce materiale trebuiesc comandate sau câte sunt în curs de livrare se poate transforma într-un haos de proporții. Din fericire pentru antreprenori, există o metodă prin care toate aceste informații și nu numai, să se regăsească într-un singur loc, și anume prin gestiunea stocurilor. Acest set de sisteme și procese menite să-ți ofere o bună organizare la nivel de produse, dar și de afacere, în general, te va ajuta să economisești timp, să-ți onorezi comenzile la termen și să le oferi clienților tăi experiențe memorabile.
În cei peste 15 ani de experiență în domeniul curieratului, am învățat că o bună organizare a stocurilor, dar și livrarea lor în timp util sunt elemente esențiale ce-ți vor asigura succesul afacerii. Cu Sameday, curieratul capătă alte dimensiuni, iar pe lângă livrarea clasică la ușă, clienții își pot ridica coletul de la cel mai apropiat locker easybox. Astfel, clienții se bucură de produsul lor în timp record, iar antreprenorii de un proces eficient de gestionare a stocurilor.
Și pentru că o bună gestionare a stocurilor presupune să înțelegi pe deplin fiecare element, să găsești tacticile potrivite și să folosești softul potrivit, ți-am pregătit un articol doar despre asta. Nu doar că îți vei organiza întregul business mai bine, ci te vei bucura și de rezultate pe măsură!
La o primă vedere ai spune că gestiunea stocurilor este un element de bază din rutina oricărui antreprenor: să știi câte stocuri ai în prezent, când să comanzi mai multe și cum să menții acest echilibru în mod constant. Însă, în realitate gestiunea stocurilor este un set mult mai complex de sisteme, procese și tehnici ce trebuiesc aplicate și luate în considerare pentru a menține afacerea în parametri optimi și a evita excesul sau numărul insuficient de materiale sau produse.
În termeni de business, gestiunea stocurilor presupune să ai stocul potrivit, în cantitățile dorite și la momentul potrivit. Și pentru că în orice afacere, costurile joacă un rol esențial, o gestiune a stocurilor eficientă presupune ca toate aceste operațiuni să aibă un cost rezonabil, iar produsele să fie vândute la un preț corect.
Cu alte cuvinte, dacă ar fi să definim gestiunea stocurilor cât mai simplu am spune că este totalitatea proceselor de comandare, stocare și monitorizare a inventarului unei companii. Inventarul unei companii nu include doar produsul final, pe care îl primește clientul, ci și materia primă, componentele sau piesele necesare pentru realizarea fiecărui produs în parte,dar și depozitarea și prelucrarea acestor articole.
Gestionarea stocurilor este vitală pentru o bună funcționare a afacerilor, mai ales că îi ajută pe antreprenori să evite anumite riscuri precum stocuri insuficiente, surplus de materii prime și produse sau înregistrarea incorectă a acestora. O gestiune deficitară a stocurilor poate duce la pierderea clienților, deoarece comenzile nu pot fi onorate la timp sau la pierderi financiare semnificative pentru antreprenori, mai ales dacă au investit în achiziționarea de materii prime și componente, iar cererea pe piață nu este suficient de mare pentru a vinde produsele finale.
Simplu spus, gestiunea stocurilor are rolul de a îmbunătăți serviciile logistice, astfel încât să fie atinse obiectivele de performanță setate pentru:
O bună gestiune a stocurilor se transformă dintr-o simplă practică de business, într-un element ce-ți va determina profitabilitatea și sustenabilitatea afacerii pe termen lung, mai ales dacă ai un e-Commerce. Iar dacă nu ești convins că trebuie să investești timp și resurse pentru a crea un management al stocurilor de înaltă calitate, iată care sunt principalele avantaje pe care le vei obține odată cu implementarea unui proces de gestiune avansat.
Să știi cât stoc este disponibil în fiecare locație, mai ales dacă deții mai multe magazine, te va ajuta să distribui corect inventarul și implicit resursele financiare. În acest mod, vei putea onora comenzile la timp și vei evita situațiile critice în care fie rămâi cu prea multe produse nevândute, ce nu mai pot fi utilizate deoarece sunt prea vechi, fie nu ai suficiente materii prime sau articole, iar clienții vor renunța la comenzile plasate.
Controlul și planificarea stocurilor le permite afacerilor, în special celor mici, să-și gestioneze mai bine capitalul și implicit fluxul de numerar. În general, întreprinderile mici nu au întotdeauna posibilitatea de a cumpăra cantități mari de stocuri, principalul motiv fiind capitalul limitat. Având o perspectivă completă asupra inventarului, tu ca antreprenor vei știi exact de cât inventar vei avea nevoie în perioada următoare, dar și care este capitalul necesar pentru a-l asigura. Astfel, restul capitalului îl poți investi în alte domenii ale afacerii, cum ar fi marketing, servicii cu clienții sau resurse umane.
Având o perspectivă de ansamblu asupra inventarului și produselor care se vând, inevitabil vei ajunge să generezi profituri mai mari. Principalul mecanism din spatele maximizării profiturilor este că vei deține doar stocuri care se vând propriu-zis și vei elimina cheltuielile inutile cu materii prime și materiale care ajung să fie considerate învechite și abandonate.
Tehnicile avansate de gestiune a stocurilor îți oferă posibilitatea să elimini o serie de activități care necesită forță de muncă, cum ar fi numărarea stocurilor sau transportarea stocurilor de la un magazin la altul, în cazul în care ai mai multe.
Planificarea și gestionarea stocurilor nu doar că te va ajuta să ții evidența produselor, ci va descuraja frauda sau diverse practici ilegale, precum folosirea produselor de către angajați în scopuri personale. Astfel, vei știi în timp real ce s-a întâmplat cu fiecare produs, inclusiv cu cele deteriorate sau care nu pot fi vândute din diferite motive.
Înainte de a crea un plan bine pus la punct pentru gestiunea stocurilor de mărfuri, este bine de știut că există mai multe tipuri de stocuri. Sub termenul general de stoc sau inventar, sunt incluse mai multe elemente, fiecare având un rol esențial și fără de care nu ai putea duce la bun sfârșit operațiunile.
Iată care sunt principalele componente de inventar de care trebuie să ții cont când vine vorba de gestiunea stocurilor unui business:
1. Materii prime
Materiile prime sunt acele materiale de bază din care sunt produse sau fabricate mărfurile, produsele finite și materiile intermediare. În funcție de specificul afacerii, pot fi regăsite diferite tipuri de materii prime de la ulei, substanțe chimice și vopsea, până la materiale textile.
La fel ca în cazul materiilor prime, componentele sunt acele materiale folosite pentru a crea și finisa produsele. Comparativ cu materiile prime care își pot modifica forma și consistența, cum ar fi de exemplu extractul de argan într-un șampon, componentele își păstrează forma inițială, cum este un cui folosit pentru a crea un scaun.
Inventarul de tipul „Lucrări în curs” se referă la articolele aflate în producție și include mai multe elemente ce contribuie la realizarea produsului final, precum: materiile prime, componentele, forța de muncă, materialele de ambalare, dar și cheltuielile de ambalare.
Chiar dacă ai o situație completă a materiilor prime și componentelor deținute, este important să știi și câte dintre acestea sunt utilizate în procesul curent de creare de produse. Astfel, vei putea să-ți asiguri stocurile necesare pentru viitoarele produse, dar vei știi exact și unde se află o parte din resursele tale și cum ai putea să le distribui eficient pe cele rămase.
În această categorie intră toate produsele finale, realizate de firma ta sau cumpărate cu scopul de a fi revândute. De exemplu, dacă ai o afacere de tipul dropshipping, deși nu produci tu articolele respective pe care urmează să le vinzi, acestea se numesc produse finite. În această situație poți scoate de pe lista de gestiune a stocurilor, materiile prime sau componentele, deoarece vinzi produse gata făcute.
Produsele necesare pentru întreținerea și repararea aparaturii, a spațiului de depozitare sau a altor categorii trebuiesc și ele monitorizate și incluse în inventar. De exemplu, la firme există produse și aparate de curățenie, produse destinate reparațiilor sau alte mașinării. Chiar dacă la prima vedere ai spune că n-ai de ce să le incluzi în inventar, pot apărea situații critice, în care pierzi numărătoarea produselor achiziționate.
Există trei tipuri de materiale de ambalare, care variază în funcție de tipul de produse pe care le fabrici și le livrezi. Dacă lucrezi cu produse alimentare, ar fi indicat să incluzi în inventarul tău toate cele trei tipuri de ambalaje, și anume: ambalaj primar – protejează produsul și îl face utilizabil, ambalaj secundar – este ambalajul bunului finit și poate include etichete sau alte informații și ambalajul terțiar – este ambalaj pentru transport.
Acest tip de stoc este achiziționat și depozitat, având scopul de servi în cazul unor evenimente neprevăzute, precum o cerere foarte mare într-un timp foarte scurt, calamități ce au repercursiuni asupra produselor sau alte situații neprevăzute ce pot apărea într-o afacere cu produse fizice.
Când o campanie oferă servicii și nu produse, este necesar să calculezi câte servicii poate oferi businessul în cauză într-o perioadă determinată de timp. Spre exemplu, o pensiune cu 10 camere are un stoc de servicii de 70 de sejururi pe noapte într-o săptămână.
Stocurile în tranzit sunt cele care se află în proces de livrare, fie către producător, depozite sau centre de distribuție. Pentru fiecare dintre aceste situații trebuie să ții o evidență separată, deoarece în fiecare situație perioada de transport este diferită, chiar dacă anumite stocuri pleacă în aceeași zi.
Această noțiune se referă strict la cantitatea minimă de stocuri de care are nevoie o companie pentru a finaliza un produs sau un serviciu fără a fi nevoie să aștepte, fie că e vorba de materii prime, componente, ambalaj. Inventarul teoretic este folosit adesea în producție sau în industria alimentară. Cu această noțiune poți vedea dacă teoria este în concordanță cu realitatea, dar și cum să-ți ajustezi stocurile astfel încât să atingi obiectivele stabilite.
Fără informații veridice și de actualitate despre stocuri, poate fi dificil pentru tine în calitate de antreprenor să iei cele mai bune decizii pentru afacerea ta. De aceea, în funcție de mărimea businessului, dar și de operațiunile pe care vrei să le demarezi într-o anumită perioadă de timp poți realiza gestiunea stocurilor prin metoda inventarului permanent sau a inventarului periodic.
Acest sistem de inventariere permanent presupune înregistrarea tuturor operațiunilor de intrare și ieșire a produselor, arătând numărul de stocuri în timp real. De obicei, această metodă este utilizată de afacerile mijlocii și mari, care au un flux mare de produse și gestionează cantități uriașe de materie primă, componente și ambalaje.
Inventarul permanent se realizează prin sisteme computerizate complexe, care utilizează punctele de vânzare (POS) și tehnologia de gestionare a activelor întreprinderii, înregistrând achizițiile și vânzările de stocuri.
Dacă te gândești să implementezi un astfel de sistem de inventariere pentru afacerea, ar fi bine să iei în calcul costurile ridicate pe care le presupune din cauza cheltuielilor asociate cu implementarea și întreținerea infrastructurii. În schimb, fii sigur că merită, mai ales că fiecare produs are atașat un cod de bare, iar pe lângă inventarierea rapidă, poți obține și alte informații despre articolele vândute. Cu doar câteva click-uri vei știi câte produse ai în depozit, câte sunt pe drum și câte așteaptă să fie introduse în circulație.
Metoda inventarului periodic este folosită adesea de afacerile mici, care au inventar ușor de gestionat și își permit să numere produsele fizic, fără a deține un sistem computerizat de inventariere. În general, inventarierea periodică este realizată la perioade prestabilite – săptămânal, lunar, trimestrial sau anual – de unul sau mai mulți angajați, ce numără produsele unul câte unul.
Chiar dacă este o metodă mai comună și ușor de implementat, vine la pachet cu numeroase riscuri și minusuri. Fără a avea o situație a inventarului în timp real, cresc șansele de furt, fraudă sau diferite erori, care ulterior pot crea o situație în lanț de pierderi financiare, ale clienților sau chiar faliment.
Indiferent că ai un business mic, mediu sau mare este recomandat să optezi pentru un sistem computerizat de gestionare a stocurilor. Ori dacă preferi modelul clasic al inventarului fizic, implementează o strategie eficientă, care să-ți permită să ai mereu stocurile sub control.
Indiferent de metoda de inventariere aleasă, există mai multe tehnici de gestionare a stocurilor cunoscute prin care să-ți ții inventarul sub control, cum ar fi:
Procesul de gestionare a stocurilor se poate transforma într-un adevărat haos, mai ales dacă magazinul tău, fie el fizic sau online, are o gamă variată de produse. Pentru a nu pierde numărătoare și a centraliza totul într-un singur loc, cea mai bună opțiune este să alegi un soft de gestiune a stocurilor.
Pe lângă o bună organizare, un soft de gestionare a stocurilor vine la pachet și cu multe alte beneficii pentru afacerea ta, cum ar fi:
În funcție de timpul de afacere, de mărimea sa, dar și de nevoile particulare, există mai multe softuri create special pentru gestiunea stocurilor, ce-ți vor ușura munca și te vor ajuta să-ți crești profitabilitatea. Iată care sunt cele mai folosite 5 softuri, atât la nivel național, cât și internațional:
Managementul inventarului Zoho sau Zoho Inventory, este unul dintre cele mai folosite softuri de gestionare a stocurilor, ce ajută antreprenorii să-și extindă operațiunile afacerii și să-și perfecționeze procesele interne.
Pe lângă faptul că oferă date despre stocuri inclusiv când ești offline, Zoho se poate integra cu diferite platforme de e-Commerce sau marketplace-uri, cum ar fi Amazon, eBay și Shopify. Dintr-o singură aplicație poți urmări fiecare articol din inventar, poți gestiona livrările și întregul proces de livrare, oferind acces și la instrumente de contabilitate și gestionare a activelor. Pe lângă interfața prietenoasă, Zoho îți permite gestionarea stocurilor din mai multe magazine, totul din același cont.
Shipbob este cu siguranță unul dintre cele mai bune softuri de gestionare a stocurilor pentru afacerile de toate dimensiunile, oferind o gamă largă de caracteristici avansate de control și gestionare a mărfurilor.
Funcțiile de gestionare a mărfurilor în timp real, de automatizare a tranzacțiilor sau de comandare automată de materii prime sau produse pentru a evita stocurile epuizate, sunt doar câteva dintre principale sale calități. Pe lângă toate acestea, îți oferă și un set de rapoarte prețioase pe care să le folosești în favoarea afacerii tale, totul integrat într-o interfață ușor de utilizat.
Spre deosebire de restul softurilor de gestiune a stocurilor, Katana a fost gândit mai degrabă pentru afacerile mici și medii, fiind accesibil exclusiv online. Printre caracteristicile de bază ale acestui soft se numără gestiunea inteligentă a materiilor prime și bunurilor, ce se realizează printr-un sistem complex de comprimare a datelor despre produse, comenzi, vânzări, starea depozitului și nu numai.
Deși este un sistem complet și complex, acesta este foarte ușor de utilizat și de integrat cu alte aplicații, inclusiv cu platformele de e-Commerce precum Shopify sau WooCommerce. Iar dacă n-ai mai utilizat până acum un soft de gestiune a stocurilor, Katana vine la pachet cu o serie de tutoriale și ghiduri foarte utile, ce te vor ajuta să înțelegi imediat cum să-l folosești.
Dacă ești în căutarea unui soft care să-ți automatizeze afacerea și să te scape de task-uri repetitive, atunci QuickBooks Commerce este soluția pe care o cauți. Fiind ușor de integrat atât cu platformele de e-Commerce, cât și cu alte softuri și aplicații pentru afaceri, le permite antreprenorilor să creeze un ecosistem bine pus la punct.
Este un soft ideal pentru afacerile mici și medii, ce monitorizează vânzările pe mai multe canale. Dacă ai mai multe magazine online, pe platforme diferite, le poți gestiona pe toate din aceeași aplicație, fără a fi nevoie să creezi un cont pentru fiecare în parte. Ai totul într-un singur loc, ceea ce simplifică foarte mult procesele de business.
Indiferent că ai o afacere mică sau o multinațională, Stitch Labs îți oferă toate uneltele necesare pentru o bună organizare și gestionare a stocurilor. De la facturare până la urmărirea livrărilor, a stocurilor sau a comenzilor pe mai multe canale, acest soft a fost gândit pentru a le ușura munca antreprenorilor și a susține creșterea afacerilor.
Stitch încorporează și soluții de gestionare a comenzilor, funcții de achiziție și reaprovizionare și opțiuni avansate de raportare și analiză. Practic, cu acest soft ai tot ce-ți trebuie pentru a deține controlul asupra stocurilor tale și a te focusa pe noi tactici și strategii de scalare a afacerii.
Acum că ai descoperit care este rolul gestionării stocurilor, care sunt principalele metode prin care îți poți organiza mai bine inventarul, dar și ce softuri poți folosi pentru a-ți ușura munca, tot ce-ți mai rămâne de făcut este să-ți duci afacerea la următorul nivel.
O bună gestionare a stocurilor nu doar că te ajută să-ți ții afacerea sub control, ci este o unealtă eficientă prin care să-ți menții clienții fericiți și să generezi profituri impresionante. Să ai produsele pe stoc este vital, însă să fie livrate la timp este detaliul care face diferența pe termen lung. Începe acum să livrezi cu Sameday și creează pachetul complet pentru afacerea ta – produse de calitate livrate în timp record!
Ghiduri
Noutăți
Noutăți
Ghiduri